Ако имахте възможност да изпратите асистент, който да присъства на вашите виртуални срещи вместо вас, бихте ли го направили?

А какво ще кажете да поканите такъв, който да си води бележки заедно с вас?

Въведете изкуствения интелект.

Услугата за видеоконференции Zoom и доставчикът на софтуер за транскрипция Otter.ai наскоро пуснаха генеративни функции за AI срещи, които предоставят автоматизирани резюмета и ключови точки, елементи за действие, които да следвате, и възможност за споделяне на бележки с участниците. Google също работи върху пускането на функции, а Microsoft тества някои с избрани клиенти. Надеждата е, че AI ще помогне на работниците да следят по-добре какво се случва на срещите, независимо дали присъстват или не. AI може също така да помогне за автоматичното планиране на последващи срещи или чернови на имейли въз основа на елементи от срещата.
Zoom казва, че има близо 216 000 фирми, които използват услугата му, като общият брой потребители колективно се присъединяват към срещи стотици милиони пъти всеки ден. Otter.ai казва, че има повече от 10 милиона регистрирани потребители.
„Много заети работници са резервирани двойно или тройно. Те трябва да бъдат много селективни по отношение на срещите, които посещават на живо, но част от информацията в други срещи все пак може да им бъде полезна“, каза Сам Лианг, главен изпълнителен директор и съосновател на Otter.ai.

Департаментът за помощ изпробва функциите на AI по време на работни срещи. Ето какво работи добре и какво не.

AI ползите за срещи:

Инструментите за срещи с изкуствен интелект на Zoom и Otter не бяха перфектни, но имаха някои предимства.
И двете ни дадоха обща представа за това, което беше обсъдено, какво беше възложено, крайни срокове заедно с някои задачи. Резюмето на срещата на Zoom IQ предостави редактируемо резюме, разбито на глави, последвано от следващите стъпки. Otter Pilot, който се показва като отделен гост във виртуални срещи в Zoom, Google Meet и Microsoft Teams, обслужва препис на живо заедно с раздели с резюмето на живо, теми, включително зададени въпроси и последващи стъпки и чат бот, който ще отговаря на запитвания или ще генерира текст за последващи имейли.
Възможностите за транскрипция и запис на двете услуги ни позволиха да възпроизведем или прочетем срещата, служейки като резервно копие. Възпроизвежданията също помагат, когато има грешки в преписа. Резюмето на Otter.ai препраща към съответните части от преписа и аудиозаписа, в случай че искате да чуете или прочетете повече за конкретни елементи. Zoom предлага своя препис и запис отделно от своето резюме.

„Пълните преписи все още са малко полезни“, каза Арвинд Карунакаран, асистент в Станфордския университет, който изучава AI във връзка с работата. Колегите „можеха да погледнат стенограмата и да контекстуализират какво е било казано“.
Освен това беше сравнително лесно да имам достъп и да споделям преписи, резюмета и записи с моите колеги.
Независимо дали са присъствали на срещата, колегите могат да разговарят с присъстващите по време на срещата в платформата на Otter или да задават въпроси на бота, като например дали някой е посочил крайни срокове. И ако не можете — или просто не искате — да присъствате на среща, можете да планирате Otter Pilot да работи без вас.
Zoom ви позволява да изпращате по имейл резюмета и връзки към преписа, както и аудио и видео записи, които се записват в облака.

Защо AI за срещи не е перфектен?
AI не винаги е бил точен, както често се случва.
Няколко пъти службите са чували грешни думи. В нашия случай това доведе до създаването на несъществуващи хора, на които или бяха зададени задачи за вършене, или изброени като части от история в генерираните от AI резюмета. В един момент Otter обърка „хлебарки“ като „руснаци“, а Zoom чу „lay“ като „Mark“. Имаше и преписи с влошено качеството на звука. Шумната среда и прекъсванията изкривиха звука или доведоха до това услугите да транскрибират гласове на хора в офиса, които не са били на нашата среща. А понякога транскрипцията объркваше и не знаеше кой говори.

„Технически погледнато, тези автоматизирани услуги за транскрипция не винаги работят много добре, особено ако има много хора, които говорят и с различни акценти“, каза Хатим Рахман, асистент в Kellogg School of Management на Северозападния университет, който изучава влиянието на AI върху работата . „Има много въпросителни в инфраструктурата за записване на аудио.“

AI също имаше проблеми с категоризирането на темите, разделянето на идеите и точното улавяне на детайлите. Когато бяхме наясно с крайния срок за конкретен проект, AI се представи по-добре. Но когато сменихме краен срок или говорихме за два крайни срока твърде близо един до друг, резюмето на AI беше неточно.
Освен това имаше проблеми с разбирането какво означава „следващия, следващия петък“. Понякога резюметата изброяваха идеите, които екипът отхвърли като елементи, с които трябва да продължим като следващи стъпки. И въпреки че AI като цяло беше приличен в улавянето на основната идея на срещата, той не улови всеки следващ елемент.

„За разговорите напред и назад е малко по-трудно“, каза Карунакаран. „Има някои технически ограничения относно контекста.“
Zoom казва, че неговите базирани на изкуствен интелект функции винаги се подобряват и че домакините на срещи могат да помогнат, като дадат на резюметата му палец нагоре или надолу и споделят отзиви. Те могат също така да редактират резюмета, преди да споделят. Всички присъстващи са уведомени, че генерираното от AI съдържание може да е неточно и се насърчават да проверяват за точност.
Otter.ai каза, че неговата система става по-умна, докато потребителите редактират преписи. Установихме, че резюмето на втората ни среща е по-точно от първото. Услугата също така насърчава хората да използват нейния чатбот, за да задават въпроси, тъй като тези отговори може да са по-точни. Можете също да коригирате чатбота, когато не е наред. Без корекции, ботът често повтаряше грешки от преписа в нашия случай.

Нашите тестове ни напомниха, че AI е просто машина. Така че може да обобщи вашето бърборене извън темата. За нас той подчерта плановете на хората за уикенда и коментарите по средата на срещата относно закуски и грешки.
 

Съображения преди използването на AI за срещи:

Функциите за срещи с изкуствен интелект имат потенциала да бъдат полезни в бъдеще. Но експертите, които изучават ИИ и работят, казват, че има няколко неща, които първо трябва да имате предвид.
Софтуерът за транскрипция и обобщение обикновено се нуждае от аудио поток с добро качество. Освен това може да има особени затруднения с хора, които имат акценти или специфични тонове на гласа, казаха експерти. И не винаги може да разбере кое е най-важното.

Компаниите също трябва да помислят как изглежда съгласието за работниците, каза Рахман. Очакването ли е, че всички срещи имат потенциал да бъдат записани и обобщени? Ще могат ли хората да се откажат? И как ще се използват тези данни, след като бъдат събрани? Може ли да се използва за оценка на нечие представяне? Може ли това да създаде смразяващ ефект хората да споделят това, което мислят?
Изкуственият интелект може също да намали вниманието на работниците по време на срещи, ако разчитат твърде много на технологията, добави той.
Друго голямо притеснение: Поверителността. Потребителите трябва да се запознаят с политиките за поверителност на доставчиците, включително дали използват вашите данни, за да обучат своя AI, преди да позволят на софтуера да улавя чувствителна информация, каза Карунакаран.

След публично отхвърляне на първоначалната си политика, Zoom каза, че няма да използва потребителско съдържание, за да обучава своя AI. Otter каза, че деидентифицира потребителските данни преди да обучи своите AI модели и че записите и транскриптите не се преглеждат ръчно от хора. Той също така криптира своите данни за обучение.

Има плюсове и минуси при използването на функции за срещи с изкуствен интелект. Функциите на Otter Pilot направиха намирането на информация по-бързо, но също така имаше потенциал да възобнови грешките на множество места. За да намерите това, от което се нуждаете в резюмето на Zoom, трябваше да прегледате цялото нещо. Но също така не повтори грешките си.
Експертите казват, че техническите възможности на функциите за срещи с изкуствен интелект все още са в начален стадий и вероятно ще напреднат с времето. Но ако решите да използвате функциите на AI, важно е да сте сигурни, че всички участници са наясно и че преглеждате всички елементи за точност.

Превод на БЛИЦ от "Политико"