Чиновниците ще може да подават заявление за излизане в отпуск или за командировка по мобилния си телефон или от компютъра. Това ще стане факт, ако бъде реализиран проект за навлизане на IT технологиите в управлението на човешките ресурси във ведомствата, който се разработва от Световната банка, пише „Труд”.

По този начин вече работят в Световната пакта, като от мобилния си телефон служител на институцията може да поиска отпуск от 4 часа и бързо да получи одобрение от мениджъра си, който е в чужбина. А всички процеси по обработката на документите се правят в централизирано звено. 

Проучване на Световната банка е показало, че в България има ведомства, в които за да излезе човек в отпуск трябва да получи 12 подписа върху хартиеното заявление. А това е голямо разхищение на време и човешки труд. В същото време вече е разработен български софтуер, който позволява управлението на персонала в администрацията да става без хартия, а само електронно.

До няколко месеца се очаква вицепремиерът Томислав Дончев да получи доклад от Световната банка с възможните сценарии за реформа в държавната администрация. След това Съветът по административни реформище трябва да реши дали да бъдат предприети действия за реализация на идеите. Като има няколко варианта. Най-ефективният е да има една агенция или звено, което да обработва електроните заявленията за отпуск и командировки за всички държавни администрации.

Възможно е обаче такова звено да има и към всяко министерство. Идеята е електронно да може да се провеждат и всички конкурси за държавни служители. Тази система на работа също вече реално се прилага в Световната банка. Например, ако отдел от банката има нужда от нов служител, той подава информация към звеното за човешки ресурси, което се намира в Индия. Кандидатите подават онлайн документите си. А служители от звеното в Индия преглеждат кандидатите и подготвят доклад за броя и биографиите им, а след това мениждърът може да се срещне с най-подходящите.

Една от целите в проекта на Световната банка е всички администрации в страната да работят по един и същи начин и да използват един софтуер за управление на човешките ресурси, а не всяко ведомство да си купува програмни продукти. Ако Съветът по административни реформи реши проектът да бъде реализиран, ще бъдат необходими поне 5 години за въвеждането на електронната обработка на документите.

Ако бъде въведено електронно управление на всички документи, свързани с назначаването и отпуските на чиновниците, хората от HR отделите (human resources) на министерствата ще имат повече време за други дейности, вместо да разнасят хартиени документи по етажите. Например могат да следят работата на служителите, и ако видят в някой човек мениджърски умения ще може да ги доразвиват, така че той да се изкачва в администрацията. Именно развитието на служителите е една от задачите на HR отделите в частните компании.

Служителите в счетоводните отдели на ведомствата също ще имат по-малко работа, тъй като и фактурите за командировки например, ще може да се обработват електронно. В Световната банка документите за направени разходи се сканират и изпращат онлайн. След това софтуерът ги преглежда за грешки и чак накрая минават през човек за одобрение.